１．目的
本方針は、公益社団法人とめ青年会議所（以下「本会議所」という。）定款第９章第６１条に基づき、本会議所が保有する個人情報を適正に取扱うための基本となる事項を定めることを目的とする。
２. 定義
本方針において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの及び他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。
(2) 個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするものを有するもの
(3) 個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ
本会議所が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、次に掲げるもの以外のものをいう。
イ 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの
ロ 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの
ハ 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
(5) 本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
３．基本理念
本会議所は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることに鑑み、その適正な取扱いを図るものとする。
４．利用目的の特定
(1) 本会議所は、個人情報を取り扱うにあたって利用の目的（以下、「利用目的」という。）をできる限り特定する。
(2) 本会議所は、利用目的を変更する場合に、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
５．利用目的による制限
(1) 本会議所は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。
(2) 本会議所は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することにともなって個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わない。
(3) 前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
ア 法令に基づく場合
イ 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、直ちに本人の同意を得ることが困難であるとき
ウ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、直ちに本人の同意を得ることが困難であるとき
エ 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
６．適正な取得
本会議所は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
７．取得に際しての利用目的の通知等
(1) 本会議所は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、すみやかに、その利用目的を本人に通知し、または公表する。
(2) 本会議所は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することにともなって契約書その他の書面（電磁的方式、その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下、この項において同じ）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
(3) 本会議所は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、または公表する。
(4) 前３項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
ア 利用目的を本人に通知し、または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
イ 利用目的を本人に通知し、または公表することにより本会議所の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
ウ 国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
エ 取得の方法や状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
８．データ内容の正確性の確保
本会議所は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。
９．安全管理措置
本会議所は、取り扱う個人データの漏洩、滅失または毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
１０．職員の監督
本会議所は、職員に個人データを取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるように、当該職員に対し監督を行う。
１１．委託先の監督
本会議所は、原則として、個人データの取扱いの全部または一部を第三者に委託しない。ただし、やむを得ない事由により委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。
１２．第三者への提供の制限
(1) 本会議所は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
ア 法令に基づく場合
イ 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、直ちに本人の同意を得ることが困難であるとき
ウ 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、直ちに本人の同意を得ることが困難であるとき
エ 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(2) 本会議所は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であっても、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
ア 第三者への提供を利用目的としている個人データであるとき
イ 第三者に提供される個人データの項目
ウ 第三者への提供の手段または方法
エ 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止していること
(3) 本会議所は、前項第イまたはウに掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くこととする。
(4) 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、本項(1)から(3)の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
ア 本会議所が利用目的の達成に必要な範囲内において、やむを得ない事由により個人データの取扱いの全部または一部を外部の者に委託する場合
イ 他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人データが提供される場合
ウ 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
１３．保有個人データに関する事項の公表等
(1) 本会議所は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置く。
ア 本会議所の名称
イ すべての保有個人データの利用目的（第７項(4)アからエまでに該当する場合を除く）
ウ 本項(2)、次項(1)、第１５項(1)または第１６項(1)もしくは(2)の規定による求めに応じる手続（第１９項の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む）
エ 本会議所が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
(2) 本会議所は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
ア 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
イ 第７項(4)アからウまでに該当する場合
(3) 本会議所は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
１４．開示
(1) 本会議所は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ）を求められたときは、本人に対し、適宜の方法により、遅滞なく、当該保有個人データを開示することとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。
ア 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利・利益を害するおそれがある場合
イ 本会議所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ウ 法令に違反することとなる場合
(2) 本会議所は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部または一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、適宜の方法により、遅滞なく、その旨を通知する。
１５．訂正等
(1) 本会議所は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加または削除（以下、本項において「訂正等」という。）を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
(2) 本会議所は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部もしくは一部について訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、適宜の方法により、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知する。
１６．利用停止等
(1) 本会議所は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第５項の規定に違反して取り扱われているという理由、または第６項の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止または消去（以下、本項において「利用停止等」という。）を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利・利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(2) 本会議所は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第１２項(1)の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利・利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(3) 本会議所は、本項(1)の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、または本項(2)の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について第三者への提供を停止したときもしくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、適宜の方法により、遅滞なく、その旨を通知する。
１７．理由の説明
本会議所は、第１２項(3)、第１３項(3)、第１５項(2)または前項(3)の規定により、本人から求められた措置の全部または一部について、その措置をとらない旨を通知する場合、またはその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するように努める。
１８．開示等の求めに応じる手続き
(1) 第１３項(3)、第１４項(2)、第１５項(1)または第１６項(1)もしくは(2)の規定による求め（以下、この条において「開示等の求め」という）は、本会議所の事務所に備え付けた所定の用紙により受け付ける。
(2) 開示等を求める者が本人であることの確認は、本人の旅券、健康保険証、運転免許証、年金手帳または印鑑証明書のうちいずれかの写しの提出を受けることによって行う。
１９．本会議所による苦情の処理
個人情報の取り扱いに関し、本会議所が設置する苦情申出先は、本会議所専務理事とする。
２０．個人情報保護管理者
(1) 本会議所に個人情報保護管理者を置く。
(2) 個人情報保護管理者は、専務理事とする。ただし、理事長の指名を受けた者をもってこれに代えることもできる。
２１．個人情報保護管理者の任務
(1) 個人情報保護管理者は、個人情報の保護に関し、内部規定の整備、安全対策及び職員等に対する教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。
(2) 個人情報保護管理者は、この規則に定められた事項を遵守するとともに、個人情報の収集、利用、提供または委託処理につき、職員等にこれを理解させ、遵守させなければならない。
本規程は平成26年1月16日より施行する。
